Как создать архив документов организации?

Дата: 31 марта 2021

Говорить о том, как важно создавать архив в каждой компании, даже не стоит — это понятно любому, даже начинающему предпринимателю. Однако практически все фирмы сталкиваются с ситуацией, когда деятельность ведется, бумаги подписываются, но архива все нет и нет. И связано это с тем, что люди просто не знают, как это сделать и с чего начать.

А иногда бывает по-другому: руководство уверено, что архив в компании есть, но называют этим словом нечто совсем другое — простую подборку документов, сложенную в какой-нибудь шкаф. К сожалению, это архивом не является.

Давайте попробуем разобраться, как создать архив документов организации.

Способы создания архива

Если вы решили приступить к этим работам, то вы можете пойти одним из двух путей:

  • сделать все самостоятельно (лично или с помощью сотрудников вашей компании, в том числе, как вариант, отправить их на обучение);
  • нанять профессионалов (конкретного специалиста или компанию, которая окажет вам эту услугу).

Первый способ выгоден, но требует полного погружения в процесс, изучения многих вопросов, связанных с законодательством и т.д. Второй — намного проще и быстрее, но его приходится оплачивать.

Ниже мы расскажем про примерный план работ, чтобы вы могли определиться, какой из способов подойдет вам.

Алгоритм действий при создании архива

План действий выглядит примерно так:

  1. Сбор всех бумаг, которые хранятся в офисе, важно не пропустить ни одной.
  2. Определение, должен документ храниться в архиве или нет, это называется экспертизой научной и практической ценности документов.
  3. Систематизация по категориям.
  4. Выявление утраченных, но подлежащих восстановлению бумаг (часто выясняется, что по логике документооборота бумаги должны быть, но по факту их нет).
  5. Выявление бумаг на уничтожение (речь идет о черновиках, просроченных и утративших актуальность документах, важно только определить, не нужно ли передавать их в государственных архив).
  6. Подготовка места хранения — это может быть специально выделенное помещение в вашем офисе или профессионально оборудованные залы, где созданы все условия для правильного хранения бумаг.
  7. Физическое создание архива, то есть раскладывание бумаг по папкам и т.д.
  8. Создание каталога — происходит параллельно.
  9. Создание электронного архива — также происходит параллельно.
  10. Уничтожение дел, подлежащих утилизации.
  11. Подготовка и сдача в государственные архивы бумаг, которые должны быть там (если такие выявлены).

В процессе создания хранилища важно понять, что мало один раз сделать его, нужно еще и научиться правильно пополнять его новыми бумагами, а затем — поддерживать порядок там. Только в этом случае и спустя годы в вашем хранилище будет гармония и покой.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector