Говорить о том, как важно создавать архив в каждой компании, даже не стоит — это понятно любому, даже начинающему предпринимателю. Однако практически все фирмы сталкиваются с ситуацией, когда деятельность ведется, бумаги подписываются, но архива все нет и нет. И связано это с тем, что люди просто не знают, как это сделать и с чего начать.
А иногда бывает по-другому: руководство уверено, что архив в компании есть, но называют этим словом нечто совсем другое — простую подборку документов, сложенную в какой-нибудь шкаф. К сожалению, это архивом не является.
Давайте попробуем разобраться, как создать архив документов организации.
Способы создания архива
Если вы решили приступить к этим работам, то вы можете пойти одним из двух путей:
- сделать все самостоятельно (лично или с помощью сотрудников вашей компании, в том числе, как вариант, отправить их на обучение);
- нанять профессионалов (конкретного специалиста или компанию, которая окажет вам эту услугу).
Первый способ выгоден, но требует полного погружения в процесс, изучения многих вопросов, связанных с законодательством и т.д. Второй — намного проще и быстрее, но его приходится оплачивать.
Ниже мы расскажем про примерный план работ, чтобы вы могли определиться, какой из способов подойдет вам.
Алгоритм действий при создании архива
План действий выглядит примерно так:
- Сбор всех бумаг, которые хранятся в офисе, важно не пропустить ни одной.
- Определение, должен документ храниться в архиве или нет, это называется экспертизой научной и практической ценности документов.
- Систематизация по категориям.
- Выявление утраченных, но подлежащих восстановлению бумаг (часто выясняется, что по логике документооборота бумаги должны быть, но по факту их нет).
- Выявление бумаг на уничтожение (речь идет о черновиках, просроченных и утративших актуальность документах, важно только определить, не нужно ли передавать их в государственных архив).
- Подготовка места хранения — это может быть специально выделенное помещение в вашем офисе или профессионально оборудованные залы, где созданы все условия для правильного хранения бумаг.
- Физическое создание архива, то есть раскладывание бумаг по папкам и т.д.
- Создание каталога — происходит параллельно.
- Создание электронного архива — также происходит параллельно.
- Уничтожение дел, подлежащих утилизации.
- Подготовка и сдача в государственные архивы бумаг, которые должны быть там (если такие выявлены).
В процессе создания хранилища важно понять, что мало один раз сделать его, нужно еще и научиться правильно пополнять его новыми бумагами, а затем — поддерживать порядок там. Только в этом случае и спустя годы в вашем хранилище будет гармония и покой.
