Оборот бухгалтерской документации регламентирует законодательство о бухучёте. Внедрение электронных носителей не позволяет полностью исключить бумажный вариант ведения дел и в ближайшем будущем вряд ли удастся.
Первичные бухгалтерские записи, документы, подтверждающие совершение финансовых операций, распорядительные записи важны как для ведения учёта, так и для выплаты налогов.
Для чего хранить финансовые документы
Федеральное архивное агентство России координирует оборот документов, порядок и сроки хранения. За документацию бухучёта в организации отвечает специально назначенное лицо. Все документы после окончания отчётного периода не уничтожают, а хранят в архиве. В случае выездной проверки, если надзорной организацией будет обнаружено отсутствие требуемого материала, то на юридическое лицо налагается штраф от двухсот до трёхсот тысяч рублей.
Сроки хранения
Согласно ФЗ № 402 от 06.12.2011г. срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, а в Перечне Росархива предусмотрены другие периоды для разных документов. Что брать за основу деятельности? Закон о бухучёте говорит, что руководствоваться надо уточняющим Перечнем Росархива.
В общем сроки хранения выглядят так:
- не менее 5 лет – внутренние и аналитические документы, промежуточная отчётность, регистры бухучёта, первичные учётные материалы;
- на протяжении существования предприятия – годовые отчёты, балансы, документы об отчётности;
- не менее года – месячные отчёты об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности;
- не менее десяти лет – записи, сопровождающие недостачи и растраты.
Особенности хранения
- Документы располагают в закрытом шкафу или отдельной архивной комнате;
- бумажные носители в архив передаются по описи согласно Положения о порядке архивирования;
- срок хранения на предприятии может продлеваться, но не сокращаться.
- ответственность за хранение и уничтожение документации возложена на назначенного приказом сотрудника бухгалтерии.
Утилизация архивных документов
Перед утилизацией архивных документов с истёкшим сроком комиссия, утверждённая руководителем, проводит экспертизу ценности документов и составляет акт уничтожения.
После составления акта архивные материалы уничтожают следующими способами:
- сжигают;
- шредируют;
- сдают в специальную организацию для последующей переработки.
Прием бумаги в Челябинске осуществляют несколько крупных фирм, например, «Урал-Макулатура». Фирма оперативно, дорого совершает прием макулатуры, за 1 кг бумажных отходов можно выручить от девяти рублей.