Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

Дата: 30 июля 2021

Оборот бухгалтерской документации регламентирует законодательство о бухучёте. Внедрение электронных носителей не позволяет полностью исключить бумажный вариант ведения дел и в ближайшем будущем вряд ли удастся.

Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские записи, документы, подтверждающие совершение финансовых операций, распорядительные записи важны как для ведения учёта, так и для выплаты налогов.

Для чего хранить финансовые документы

Федеральное архивное агентство России координирует оборот документов, порядок и сроки хранения. За документацию бухучёта в организации отвечает специально назначенное лицо. Все документы после окончания отчётного периода не уничтожают, а хранят в архиве. В случае выездной проверки, если надзорной организацией будет обнаружено отсутствие требуемого материала, то на юридическое лицо налагается штраф от двухсот до трёхсот тысяч рублей.

Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

Сроки хранения

Согласно ФЗ № 402 от 06.12.2011г. срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, а в Перечне Росархива предусмотрены другие периоды для разных документов. Что брать за основу деятельности? Закон о бухучёте говорит, что руководствоваться надо уточняющим Перечнем Росархива.

В общем сроки хранения выглядят так:

  • не менее 5 лет – внутренние и аналитические документы, промежуточная отчётность, регистры бухучёта, первичные учётные материалы;
  • на протяжении существования предприятия – годовые отчёты, балансы, документы об отчётности;
  • не менее года – месячные отчёты об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности;
  • не менее десяти лет – записи, сопровождающие недостачи и растраты.

Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

Особенности хранения

  • Документы располагают в закрытом шкафу или отдельной архивной комнате;
  • бумажные носители в архив передаются по описи согласно Положения о порядке архивирования;
  • срок хранения на предприятии может продлеваться, но не сокращаться.
  • ответственность за хранение и уничтожение документации возложена на назначенного приказом сотрудника бухгалтерии.

Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

Утилизация архивных документов

Перед утилизацией архивных документов с истёкшим сроком комиссия, утверждённая руководителем, проводит экспертизу ценности документов и составляет акт уничтожения.

 

Как хранят и уничтожают бухгалтерские документы

После составления акта архивные материалы уничтожают следующими способами:

  • сжигают;
  • шредируют;
  • сдают в специальную организацию для последующей переработки.

Прием бумаги в Челябинске осуществляют несколько крупных фирм, например, «Урал-Макулатура». Фирма оперативно, дорого совершает прием макулатуры, за 1 кг бумажных отходов можно выручить от девяти рублей.

Ссылка на основную публикацию