График отпусков: как правильно составить, сроки, образец

Как составить и утвердить график отпусков

Порядок утверждения графика отпусков сотрудников зависит от того, есть ли в компании профсоюзная организация или нет:

• Если профсоюз есть — направьте туда проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное для них время (ст. 372 ТК РФ).
• Если профсоюза нет, график отпусков сразу направляется на утверждение руководству компании.

График отпусков подписывает начальник отдела кадров, специалист кадровой службы или главный бухгалтер. Утверждает — руководитель компании.

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция

Шаг 1. Собирают пожелания сотрудников

Как мы упомянули в самом начале, желательно собрать желаемые даты отпусков с работников.

Когда штат большой, это делает руководитель каждого департамента (отдела) и передает данные в отдел кадров.

Шаг 2. Заполняют проект графика: пример на базе формы Т-7

Когда пожелания сотрудников собраны, начинают составлять проект графика отпусков. Распределяют даты в форме и заполняют другие основные графы.

В типовой форме Т-7 это:

• графа 1 – название подразделения (отдела), где числится работник;
• графа 2 – должность (специальность) по штатке;
• графа 3 – ФИО каждого сотрудника;
• графа 4 – табельный номер;
• графа 5 – продолжительность отпуска или каждой его части;
• графа 6 – планируемая дата начала отпуска.

Графы 7-9 заполняют уже после утверждения, по факту событий.

В частности, в графе 7 ставят фактическую дату начала отпуска, а графы 8 и 9 используются только при переносе. В графу 10 при необходимости заносят примечания, например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Дату, номер и подписи ставят уже в конце, при окончательном утверждении документа.

Шаг 3. Получают одобрение профсоюза

Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то проект графика обязательно с ним согласовывают.

Обычно направляют график с сопроводительным письмом в 2 экземплярах, чтобы потом осталось подтверждение с отметкой профсоюза.

Представительный орган профсообщества должен выдать свою резолюцию по графику в течение 5 рабочих дней – одобряет или предлагает доработать.

Если в случае разногласий руководитель компании не хочет вносить предлагаемые правки, он вправе утвердить график как есть. Но при этом обязательно оформить протокол, где зафиксировать спорные вопросы между сторонами.

Утверждать график отпусков без полного одобрения профсоюза опасно. Он может обжаловать такое решение работодателя в инспекции труда или в суде.

Шаг 4. Подписывают и утверждают

Когда все этапы пройдены, итоговый вариант графика отпусков подписывается руководителем отдела кадров или ответственным за кадровый учет (например, это может быть и бухгалтер).

Затем нужно утвердить график отпусков. В нем ставят номер документа, дату утверждения и подпись руководителя с расшифровкой. Также нужна отметка, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера его решения.

Шаг 5. Доводят график до сотрудников

Вообще такой обязанности по  ТК нет, но лучше ознакомить сотрудников с итоговой версией графика отпусков.

Так вы избежите претензий от трудовых инспекторов в случае проверки. Плюс сотрудникам будет проще планировать отпуска.

Как зафиксировать факт, что сотрудники с графиком ознакомлены? Можно это сделать разными способами:

• Добавить в  форму Т-7 столбец напротив каждой фамилии, где сотрудник сможет ставить свою подпись;
• Собрать подписи сотрудников в отдельном журнале / регистре;
• Попросить работников расписаться на обороте графика – например, добавить там таблицу «С графиком отпусков ознакомлен» в формате ФИО / Должность / Подпись.

Как ознакомить персонал с приказом

С графиком отпусков нужно ознакомить персонал. В законе не прописано, как это сделать.

Есть два способа:

1. Попросить сотрудника поставить свою подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» и указать дату ознакомления.
2. Подготовить отдельный ознакомительный лист, оформив его в виде приложения к графику отпусков. Все сотрудники должны расписаться на этом листе и поставить дату.

Если работник по каким-то причинам отказывается расписаться в графике отпусков, составьте об этом акт в произвольной форме, зафиксировав причины отказа.

Как соблюсти очередность отдыха в графике отпусков

Некоторые сотрудники имеют приоритет в предоставлении отпусков по сравнению с остальными. Например, могут пойти в отпуск вне графика. Или — по графику, но в удобное для них время.

Отпуск вне графика предоставляется только тем сотрудникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК РФ. Это:

• сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Остальным отпуск вне графика предоставляется на усмотрение работодателя.

В удобное время отпуск предоставляется:

• ветеранам (ст. 14–19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1);
• родителям детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);
• мужьям в период, когда их жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• работникам, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших — 18 (ст. 262.2 ТК РФ);
• женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Удлиненные ежегодные отпуска могут брать:

• инвалиды — 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
• несовершеннолетние сотрудники (моложе 18 лет) — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

Изменение графика отпусков

В общем случае менять уже утвержденные даты в графике отпусков или переносить отдых можно только, когда обе стороны согласны. Порядок следующий:

1. Сотрудник пишет заявление
2. Работодатель издает приказ о переносе
3. В график отпусков (графы 7-10) вносятся изменения

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Перенос отпуска по закону

Статьей 124 ТК предусмотрены случаи, когда работодатель обязан перенести отдых по графику.

• Работодатель не исполнил обязательную процедуру в срок. Например, не успел выплатить отпускные или не уведомил работника о начале планового отпуска за две недели.
• Уже на отдыхе сотрудник заболел или его призвали для выполнения государственных (общественных) обязанностей. Тут сотрудник вправе решить: продлить дни отдыха или попросить в другие даты.

В таких случаях с сотрудника берут заявление с новыми датами, а затем как обычно издают приказ и вносят корректировки в графы 8-9 формы Т-7.

Отзыв из отпуска по инициативе работодателя

Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его согласия ( ст. 125 ТК ). Даже в случае производственной необходимости работник вправе отказаться, а руководитель не вправе принудительно смещать даты отпуска в графике.

Менять в одностороннем порядке утвержденный график отпусков нельзя.

Более того, не давать ежегодные отпуска работнику 2 года подряд запрещено. А те, кто трудятся во вредных и опасных условиях, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год ( ст. 124 ТК ).

Каких сотрудников можно не включать в график

Не включать в график отпусков можно:

• Граждан, принятых в компанию по договору гражданско-правового характера, подряда или оказания услуг.
• Работниц в отпуске по уходу за ребенком, если они находятся там полный календарный год. Нельзя находиться в 2 отпусках одновременно, указал Верховный суд.
• Мобилизованного работника, с которым приостановлен трудовой договор. На это время приостанавливается исполнение обязанностей работодателя в силу ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ. Так же ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

При этом не забываем, что обязательно нужно включать в график отпусков работников, трудоустроенных по трудовым договорам, в том числе:

• Дистанционных работников. См. письмо Роструда ПГ/12255-6-1 от 14.05.2021.
• Тех, кто уволится в течение года. См. письмо Роструда ПГ/03709-6-1 от 09.03.2021.
• Внутренних и внешних совместителей.
• Работниц в отпуске по беременности и родам. Это вид отпуска длится 140 дней, меньше года.

Как включать в график отпусков совместителей

Мы выяснили, что совместителей в график отпусков включать нужно, они тоже имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но есть особенности.

Про внутренних совместителей

Внутренних совместителей лучше включать в график отпусков двумя строчками: по основной должности и совместительству. Тогда сможете раздельно учитывать предоставление дней отпуска по основному месту работы и совместительству.

Это важно для ситуаций, когда различается количество «заработанных» дней ежегодного отпуска по внутреннему совместительству и по основной должности. Такое бывает, если работник трудоустроился по основному месту работы раньше, чем по совместительству. Или по основной должности имеет право на дополнительные дни отдыха за ненормированный график.

Роструд считает достаточным указать внутреннего совместителя в графике отпусков в одной строчке. Объясняет свою позицию тем, что по ч. 1 ст. 286 ТК РФ работодатель обязан предоставлять одновременно отпуска по основному месту работы и по совместительству. Но Роструд не объясняет, как работодателю фиксировать продолжительность таких отпусков, если они различаются. См. письмо Роструда ПГ/60005-6-1 от 25.12.2020.

Что делать работодателю, если внутренний совместитель заработал 28 дней по основному месту работы, а по совместительству только 1 день? Есть 2 варианта:

• Предложите работнику оформить отпуск без сохранения зарплаты по совместительству. Но работник вправе отказаться и выйти на работу по совместительству, а по основному месту числиться в отпуске. Аналогично ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
• Предоставьте отпуск по совместительству авансом, если работник не отработал по совместительству 6 месяцев и просит о таком отпуске. Ст. 286 ТК РФ.

Про внешних совместителей

У внешних совместителей лучше запросить пожелания по дате отпуска и только потом включить их в график отпусков. Поскольку по ч. 1 ст. 286 ТК РФ отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы.

Но даже если график утвержден, работник с ним ознакомлен, внешний совместитель вправе в любой момент потребовать перенос отпуска. На том основании, что изменились даты его отпуска по основному месту работы.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Нормативная база

Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Письмо Роструда № ПГ/59141-6-1 от 24.12.2020 «Об указании в графике отпусков конкретных дат (периодов) и их изменении»

Постановление Госкомстата РФ № 20 от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»

Штраф за отсутствие графика отпусков

Если у компании или ИП с наемным персоналом не будет утвержденного графика отпусков, им грозят штрафы по статье 5.27 КоАП. Такое нарушение могут обнаружить трудовые инспекторы в ходе проверки.

Размеры административных штрафов:

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей,
• для предприятий – от 30 000 до 50 000 рублей.

Сколько хранить график

П. 453 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, говорит о том, что такой документ хранится три года.

Образцы заполнения графика отпусков на 2023 год

Здесь вы можете ознакомиться с графиком отпусков на 2023 год - образцы заполнения при составлении графика. Образцы графика отпусков заполнены опытными кадровыми специалистами, проверены юристами, соответствуют действующему законодательству на дату публикации на сайте.

В настоящее время работодатели самостоятельно разрабатывают и утверждают форму графика отпусков. Многие берут за основу форму, которую утвердил Госкомстат РФ постановлением от 05.04.2021, что допустимо. О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 читайте тут.

Правила заполнения графика отпусков на 2023 год (комментарии юристов)

Приведенные образцы формы графика отпусков разработаны на основании унифицированной формы N Т-7 с некоторыми корректировками, в частности, с уточнением «шапки» граф 6 и 7 - «даты начала и окончания отпуска».

Нередко возникает вопрос о том, как в графике отпусков заполнять графу 6 «запланированная» дата отпуска (при использовании унифицированной формы № Т-7 или аналогичной формы)? Можно ли вместо точной даты указывать месяц предоставления отпуска?

В графике отпусков необходимо указать конкретную дату начала отпуска. Объясним почему.

В «госкомстатовской» форме графика отпусков была предусмотрена графа «запланированная дата».

В Трудовом кодексе РФ есть следующие положения, которые важно соблюсти:

• о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ),
• оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст.136 ТК РФ).

Если не установить конкретную дату отпуска, то трудно четко обеспечить соблюдение условий по сроку предупреждения об отпуске и сроку оплаты отпуска.

Что касается указания в данной графе даты окончания отпуска, то по этому вопросу нет единого мнения. Некоторые указывают дату окончания отпуска, некоторые нет, так как считают, что дату окончания можно определить расчетным путем, когда заполнены графа «запланированная» дата отпуска и графа «количество календарных дней» отпуска.

При разработке формы графика отпусков на своем предприятии можно назвать рассматриваемую графу не так, как в форме Т-7, а, например, «запланированные даты начала и окончания отпуска».

На портале Роструда также имеются публикации, в которых говорится, что вопрос о том, должна ли в графике отпусков проставляться дата окончания отпуска или достаточно указания количества дней и даты начала отпуска, решается по усмотрению работодателя

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

График отпусков 2024

График отпусков 2025

График отпусков 2026